Join Our Team
Looking for an inspiring and fulfilling career experience?
תיאור תפקיד:
ביצוע מטלות מינהליות וסיוע לראש צוות המכון במכלול תחומי הפעילות, כולל:
סיוע בטיפול באורחי המכון, החל משלב הזמנתם ועד לסיום ביקורם, לרבות תיאום לינה, ארגון ותיאום הרצאות, עבודה מול יחידות האוניברסיטה, הזמנת כיבוד, שירותי צילום וכל הנדרש לצורך קיום הביקור.
הכנת הערכת הוצאות ביקור, מעקב אחר ההוצאות ועדכונן, והכנת סיכומי עלויות.
טיפול בהזמנות רכש, מעקב אחר חיובי ספקים, טיפול בחשבוניות והזנתן במערכות הממוחשבות.
טיפול בגביית ההשתתפות העצמית של חברי הסגל המארחים בעלויות האירוח.
טיפול בהחזרים כספיים לאורחי המכון בהתאם לנהלים.
סיוע בתכנון, בתיאום ובארגון כנסים ואירועים של המכון.
ביצוע מטלות נוספות עפ"י הצורך.
דרישות התפקיד:
תואר אקדמי -רצוי, תעודת בגרות מלאה -חובה.
ניסיון בתפקיד אדמיניסטרטיבי.
ניסיון בעבודה עם מערכות ממוחשבות ושליטה בתוכנות OFFICE.
רצוי ניסיון במערכת ERP.
ידיעת השפה העברית על בוריה ורמה גבוהה של השפה האנגלית.
יכולת עבודה עצמאית והשתלבות בעבודה בצוות.
יוזמה, כושר תיאום ו יכולת ארגון ומעקב.
יכולת התמודדות עם עומס משימות.
תודעת שירות גבוהה ויחסי אנוש מעולים. הערה: נדרשת נכונות לעבודה בשעות נוספות בהתאם לצורך.
כפיפות:
לראשת צוות המכון ללימודים מתקדמים, מרצים, אורחים וכנסים.
היקף ומעמד: 100% משרה תקנית
מתח דרגות: 8–11 בדירוג המינהלי
להגשת מועמדות
תחומי אחריות
- מתן תמיכה שוטפת למשתמשי המערכת (סטודנטים וסגל בינלאומי)
- סיוע בהתחברות למערכת ואיפוס סיסמאות
- מענה לפניות (מייל / טלפון / פרונטלי)
- הדרכת משתמשים וליווי בשימוש במערכת
דרישות
- סטודנט/ית פעיל/ה
- זמינות לעד 20 שעות שבועיות (עבודה מהקמפוס)
- אנגלית ברמה מצוינת (דיבור וכתיבה) – חובה
- תודעת שירות גבוהה ויכולות בין-אישיות מצוינות
יתרון
- ניסיון בשירות לקוחות או תמיכה טכנית
- היכרות עם מערכות מידע בעדיפות מערכת Salesforce
היקף משרה: 50%
שכר: שעתי
להגשת מועמדות
תומך.ת תפעולי.ת בניהול מערך מעונות הסטודנטים הבינלאומיים
מערך המעונות של הסטודנטים הבינלאומיים מחפש סטודנט.ית אחראי.ת ומסור.ה לתמיכה תפעולית.
התפקיד כולל סיוע שוטף בניהול ותפעול המעונות, מתן מענה לפניות סטודנטים, תיאום לוגיסטי מול גורמים רלוונטיים, עדכון נתונים וניהול מסמכים.
תחומי אחריות:
- מתן מענה ושירות לסטודנטים בינלאומיים בנושאים תפעוליים ולוגיסטים
- סיוע בניהול החוזים, הקצאות דירות ותיאום מול המחלקות הרלוונטיות.
- טיפול בפניות ופתרון בעיות מגורים בזמן אמת.
- עבודה מול מערכות ממוחשבות ועדכון נתונים רלוונטיים.
- תמיכה באירועים ופעילויות של מערך המעונות כולל Check in’s and out
דרישות התפקיד:
- סטודנט.ית לתואר ראשון או שני ממוסד אקדמי מוכר
- יכולת עבודה עצמאית ובצוות, אחריות ויוזמה.
- אנגלית ברמה גבוהה (דיבור וכתיבה) – חובה!
- יחסי אנוש מעולים ושירותיות גבוהה
- שליטה ביישומי Office וסביבה ממוחשבת
משרה חלקית: 15-20 שעות שבועיות
(גמישות בהתאם לשעות הלימודים)
שכר שעתי
להגשת מועמדות
